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浅谈基层事业单位档案管理的信息化改革

时间:2018-03-13 10:16来源:未知 作者:360期刊网 点击:

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  浅谈基层事业单位档案管理的信息化改革

  孙英

  青岛市黄岛区黄岛街道办事处

  【摘要】随着信息化时代的到来,基层事业单位档案管理也在数字化管理的带动-下有效地提升了管理水平,但是目前基层单位的档案管理仍然在技术、人才等方面存在问题。顺应时代发展,对基层事业单位档案管理进行信息化改革无疑是必要的,因此,我们应当做到提升档案管理人员业务素质,优化业务流程,建立数字化、自动化、体系化和互动化的档案管理模式,以完善基层事业单位的档案管理工作。

  【关键词】事业单位;档案管理;信息化;改革

  基层事业单位档案是重要的无形资产,作为一种信息资源,它全面反映了事业单位的历史发展与现实基本情况。随着科技的进步和信息化时代的到来,原先的基层单位档案管理体系已经不能适应时代的发展要求。因此,应当加强对基层事业单位档案管理的改革,顺应时代发展,做好基层事业单位档案管理工作。

  一、目前我国基层事业单位档案管理现状

  与大数据时代进程相适应的,是基层事业单位档案管理的信息化水平不断地提升,使得新时期的事业单位档案管理呈现出新的特点:一方面,信息化的档案管理提升了无纸化办公的水平,不仅使得档案管理的成本费降低,也大大提高了工作效率,录入、检索等多种功能的适用也变得简便;另一方面,适用信息化的方式进行档案管理,也有利于加强与其他部门的沟通和交流,便于不同部分之间的协作。当然,目前基层事业单位的信息化档案管理仍是一种新兴的档案管理模式,因此,还存在着诸多问题,主要表现在以下3个方面:

  1.资料的搜集没有引起足够的重视 .

  在基层事业单位档案管理工作中,往往在档案的收集和整理等工作中处于被动,忽略了随时搜集资料的主动性,并且在搜集初始资料后,并没有及时的后续跟踪搜集,造成资料搜集不全面,不能形成完整的档案。

  2.档案管理技术缺乏

  虽然顺应信息化与数字化管理的趋势,基层事业单位引入了电子档案管理系统,但是作为一项新生事物,对电子档案系统管理技术的掌握和应用不熟练。普遍来看,目前电子档案管理存在利用率低和查询效率低等问题。因此,信息化的基层事业单位的档案管理的技术水平没有达到标准。

  3.缺乏专业的档案管理人员

  在大多数的基层事业单位的档案管理工作岗位上,并没有专门或者专业的人员工作,一般都是同时兼职其他业务的人员管理。而这种人员的缺失会造成两个后果:一是由于工作过多会使管理人员分心,在忙于其他工作时难以兼顾对档案的管理,忽视了档案管理的重要性;二是在兼职管理的情况下,工作人员一般都缺乏专业的档案管理技能,这直接导致了档案管理的质量太低,忽视了档案管理的专业性要求。

  二、基层事业单位档案管理信息化改革的必要性分析

  随着大数据时代的到来,信息技术的发展和应用越来越普遍,以云计算、云应用为代表的现代信息化技术可以被广泛的应用于各行各业,以解决不同行业内部大量数据的管理以及信息数据管理混乱等问题。而在基层事业单位在传统的档案管理中,存在着程序复杂、流程繁琐以及信息资料整理难度较大等问题,尤其是在对历史信息或资料查询时,常常遇到信息不全及资料缺失等闲难。因此,我们同样可以将现代化信息技术应用于基层事业单位的档案管理,以解决现存的难题。因此,基层事业单位档案管理的信息化改革是在大数据时代背景下解决档案管理难题的唯一正确的选择。此外,当前正处于事业单位体制改革的时期,要进行现代事业单位制度的改革,必须不断提高事业单位的管理效率。其中,档案管理的效率是管理效率提高的重要方面,对于档案管理的改革必须依靠信息化平台的创建,这是毋庸置疑的。因此,对基层事业单位的档案管理进行创新性的信息化改革是现代事业单位制度建立的重要基础,是顺应改革产力的必然要求。

  三、加强基层事业单位档案管理的信息化改革

  1.提升档案管理人员业务素质,优化业务流程

  由上文分析,由于管理人员的缺乏以及技术的缺失造成了档案管理的困境。所以,应当提升档案管理人员业务素质,强化档案管理人员对档案管理工作的责任意识。这关系到档案管理工作质量与效率,对档案工作科学化、规范化发展具有积极作用。另外,还应当对事业单位档案管理的流程进行优化,对档案管理的业务标准进行制度化。为实现事业单位档案管理服务能力的拓展,应不断的拓宽事业单位档案管理服务功能范围和服务内容;为建设基层事业单位档案管理信息化平台,应不断加强事业单位档案管理软件和硬件建设以及整合各类信息资源;为促进事业单位档案管理组织架构的重组,应不断强化基层事业单位档案管理信息化安全保障措施,引入新生力量。

  2.建立数字化、自动化、体系化的档案管理模式

  (1)要努力建设数寺讹档案管理模式。数导猁弦沐智能技术的基础,档案管理系统中的系统软件、工具软件、应用软件都是基于数字化实现的,利用数字化技术录入的档案信息资料可以及时全面的实现档案资料的更改、更新及整合,为单位效益的实现创造有利条件。

  (2)要全面加强自动化档案管理的建设。作为基层事业单位档案管理信息化改革的重要组成方面,自动化档案管理模式的优点在于可以最大程度的保护原件、提高检索效率,实现档案资料的批量处理与资源共享。

  (3)我们同样要重视体系化档案管理模式的建设。与传统档案管理模式相比,事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程,包括文档一体化和流程一体化。体系化的档案管理模式的优点在于数据库的支持、数据的集成以及数据的融合,这能有效的增强基层事业单位档案资料的兼容。

  四、结语.

  作为基层事业单位管理工作的重要组成部分,事业单位档案管理工作的改革关系到事业单位的整体运行。对档案管理进行信息化改革是在信息化时代的背景下进行现代事业单位制度改革必然选择,因此,应当在人员素质、技术要求以及形成“三化”管理模式方面进行大力的革新,不断提高基层事业单位档案管理的水平。

  参考文献

  [1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策.科技风,2008,24.

  [2]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究.办公室业务,2015,12.

  作者简介

  孙英,女,初级职称,大专,黄岛街道办事处助理馆员,青岛市黄岛区黄岛街道办事处。

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