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浅谈工会档案管理的功能及发展趋势

时间:2018-01-24 15:06来源:未知 作者:360论文网 点击:

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  浅谈工会档案管理的功能及发展趋势

  ◇徐海雁山东省阳信县总工会

  【摘要】工会档案是工会组织直接记述和反映工会工作活动,保存备查和各种工会组织的相关资料的统称。工会树立自身形象和价值的建设的整个过程通过工会档案就可以清晰的反映出来,同时工会档案能够给新阶段的工会工作提供相关的借鉴。本文简要探讨了工会档案管理的功能,并提出了工会档案管理的现代化、电子化趋势。

  【关键词】工会档案管理功能发展趋势

  档案信息的多样性,及其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。随着计算机网络的不断发展,档案信息资源网络也应用而生。网络的普及,使档案服务由狭小的地域范围逐渐扩大,档案资源作为信息资源的重要组成部分,也必须有自己的网络,作为工会档案工作者,也必须跟上时代的步伐,努力做好网前准备工作,一旦联网,即可提供利用。

  一、工会档案在工会组织自身形象和价值观建设中的几个功能

  1.传承功能。工会档案中保存了许多工会组织的优秀传统、历年的工作经验总结等等。这些宝贵的精神财富,完全能够发挥出承上启下的作用,可以把工会组织的自身形象和价值建设的成果传承下去。

  2.凝聚功能。在全体员工会员共同认同工会组织自身形象和价值观的条件下,一股强大的粘合作用应运而生,只有从各个方面把员工紧密的团结在一起,才能产生一种巨大的向心力和凝聚力,促使、激励我们去努力工作。

  3.激励功能。使全体员工从内心产生一种昂扬向上的精神、发奋进取的效应是工会组织自身形象和价值观建设的目的之一;工会档案所记录的资料所通过的奋斗目标、发展蓝图等为员工指出了努力的方向,极大的调动了员工的积极性、主动性、创造性。与此同时,宝贵的精神财富同样也会激励工会组织中的成员,踏踏实实工作,积极树立工会组织的自身形象和价值追求。

  4.制约功能。工会档案中会保存工会组织对工会组织中的成员的行为、职业等方面的规范、准则以及规章制度等,每个员工的思想和行为都有一定规范和要求来界定。工会档案中保存了工会组织发展过程中形成的各类规章制度,同时通过这些记录档案的过程,还体现出工会组织对员工心理和群体氛围的强大感动力,在潜意识中影响制约个人行为。

  5.辐射功能。工会组织自身形象和价值观建设的成果,是工会物质和精神财富的总和,具有一定的覆盖性、浓缩性和外在性的特点。工会组织参与社区活动的档案记录,其本身就是对向外辐射的育人作用的最好评价。

  二、工会档案管理工作现代化

  1.工会档案管理工作现代化必须要采用规范的应用软件。为了达到信息共享,建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。

  因此,工会档案管理工作能够参考中组部制定和颁发的《信息结构体系》应用软件,同时也可参考政府部门的信息管理的应用软件,标准化、规范化程度高是这些应用软件的灵魂,这些软件完全有能力让你从全局出发控制好整个过程。所以正规的系统软件是应用软件的必备条件之一,非正规的软件容易导致数据结构混乱,造成资源与信息的共享阻塞。除信息体系与软件之外,系统相关的其他应用项目有必要建立在严格的标准之上。这也是工会信息共享及上下沟通的必要条件。

  2.工会档案管理工作现代化需要全员参与。工会档案管理工作现代化需要全员参与,以应用为主线,提高整体使用水平。工会信息系统的采用,很多领域都被牵涉在内,同时还涉及到工会管理的多个部门。工会信息系统的建设工作包括以下内容:工会班子建设、干部管理、干部任免、会员档案、会员教育、会员统计、民主政治建设、先进职工事迹统计等。所以,在工会信息系统的构建过程中,分工协作是至关重要的,明确信息的采集、维护和使用等各项工作,最后整合成为一套科学、有序、规范、协调的运行机制。工会信息系统追求的是准确、完整、规范的信息资源,在系统的构建和利用过程中,必须注意信息资源的采集、开发与利用,只采购先进的硬件设备而忽视信息资源及系统的应用的方法是不可取的。进一步的拓宽运用范围,提供全方位的信息服务,确保信息系统在工会工作中发挥出其应有的作用。

  3.工会档案管理电子化。世纪之交,人类社会正步人一个利用计算机和网络技术的信息数字化全新时代。数字化在改变信息处理,传输方式的同时,改变着社会生活的各个方面。可以预料,随着数字技术的进步,目前的档案计算机管理也必将发生巨大变化。随着计算机的应用,以及普遍存在,使办公自动化、计算机辅助设计、计算机辅助制造等方面的应用发展进一步加快。随着计算机应用的普及,各类电子文件的数量增加很快。计算机的每一项新的技术发展,几乎都会在档案管理中找到用武之地。

  俗话说“巧妇难为无米之炊”,齐全完整的档案材料是档案信息开发利用的先决条件。英国的一比尔曼曾在世界档案会十三大报告中指出,在电子时代,在和过去那样将档案集中于某一具体地点的做法,已显得不甚合理了。电子时代的档案馆主要是行使对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用的职能,即从档案文件的保管地转变为档案信息控制中心。鉴于部分工会系统有自己的经济实体,因此有必要广泛地收集与本单位业务有关,特别是同行业的资料。随着经济文的不断发展,各级领导和业务技术人员对档案会提出更多更高的要求。目前,最大的困难,是档案资料不足,真正体会到了“书到用时方恨少”,尤其是要广泛收集同行业资料,善于参考借鉴,吸收利用,做到“知己知彼,百战不殆”,这在市场经济条件下,更是一项不可忽视的战略措施,是领导应具备的一种素质。同时随着计算机技术的飞速发展,促进了计算机在档案工作中的应用和普及,十年前还不为人所知的Internet,现在已悄然进人了档案管理,十年前被视为神秘之物的电子文件,已在办公自动化领域大量地产生、应用。在人们的努力下,几乎每一项计算机信息处理的技术,都及时被用于档案管理的工作环节,解决了工作中的一个又一个问题。可以预见,随着计算机技术的进一步发展还会应用于更多方面。为了获得更大的应用效益,把更多的数据库连接起来,实现信息共享是一种必然趋势。

  开发利用档案信息资源是档案工作的根本目的,它是档案工作中最具活力的一项工作。信息技术的发展日新月异,也给档案信息的接收、整理、加工、利用等带来了革命性的变化,档案工作者不但要掌握一定的专业基础知识,还要学习掌握计算机技术,缩微技术等新知识,新技术,只有这样,才能跟上时代发展的步伐,真正有效地开发利用档案资源。

  三、结语

  随着科学技术的飞速进步,办公自动化和信息系统在更广的领域、更高的层次上得到了应用和完善,工会开展工作以及活动的需要对各级工会的计算机应用水平提出了更高的标准。这就需要有计划、有目的的加强对工会档案管理人员的培训,从而使他们顺应办公自动化和工会信息系统潮流,进一步提高工会组织整体的业务水平和管理能力。

  参考文献:

  [1]侯慧贤,论高校工会档案管理的功能[J].陕西档案.2006(4).

  [2]范芳琼.试论工会档案管理的服务功能[J].工会论坛‘(山东省工会管理干部学院学报).2009(3).

  [3]侯慧贤,论高校工会档案管理工作现代化[J].杨凌职业技术学院学报.2007(1)?

  [4.]谢志清,田高宁,加强基层央行工会档案电子化建设[J].华南金融电脑.2009 (7)。

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