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财务会计档案管理中存在的问题和对策

时间:2018-03-14 16:16来源:未知 作者:360期刊网 点击:

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  ◇闰 莉新疆亚中(集团)有限公司

  【摘要】财务会计档案管理是对会计账簿、会计凭证和财务报告等用以记录和分析单位财务活动的材料进行整合性管理,是单位档案管理中重要组成部分。本文浅谈财务会计档案管理中存在的问题,并探求解决对策,意在促进财务会计档案管理的完整化和规范化。

  【关键词】会计档案管理问题

  经济运作是公司存在的生命之源,而财务会计档案管理的质量直接影响着公司的经济运作情况。在20世纪末,财务部联合国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》。这一举措规范了会计档案管理。但是随着社会的进步,档案管理中新的状况不断涌现,原有的旧的办法不能解决新的问题,所以国家财务部进行了充分的调查研究,对旧的条例进行适应性修改,颁布了新的《会计档案管理办法》。

  财务会计档案管理是公司各项档案管理中不可或缺的一部分。财务会计档案管理记录和总结了公司的财务运作情况和各项经济业务往来,有利于公司对财政进行预算,促进公司长期而平稳的发展。下文着重论

  述了财务会计档案管理的现状,总结常见的问题,并提出相应解决对策。

  一、会计档案难以长期保存

  根据保管期限进行分类,财务会计档案管理被分为永久期和定期。永久期档案需要永久性保存;定期档案在达到规定期限后需要被移交或销毁。

  1.传统会计档案难以长期保存。我国现行的大多数企业和公司的财务会计档案仍用纸张保存,甚至很多企业没有专门的档案管理保存机构,对档案分类模糊,档案柜凌乱等等。在如此的管理条件下,财务会计档案容易被窜改;定期会计档案移交和销毁不及时,永久期档案丢失;档案机密泄露;会计档案查询困难。这些都会给企业带来不可以估量的资产损失。针对现状,本文结合《会计档案管理办法》,提出几点建议,以改善会计档案管理状况。①对财务会计档案严格分类,大的方面划分为会计部分、收费部分和相关资料。“会计部分”分为凭证、账簿、报表、合同、物资管理和预算;“收费部分”分为收费报表、收费资料、租赁合同等等;“相关资料”为各组织下达的标准性文件。将各类文件分别归放到档案柜的不同格层,并且用标签标记。②财务会计档案中最重要的组成部分是“会计部分”。会计凭证每月末都应被装订成册,并对现金收款、付款凭证和银行收款、付款凭证等进行详细的列表。会计账簿应每年度打印一份,装订并存档。③保存合同文件时需注意除了合同本身之外,还需要合同双方的营业执照复印件。合同文件按照签订时间进行排列,合同原件由公司财务部进行存档,一份复印件提交到总办,另一份报送到相关部门。

  2.电算化会计档案难以长期保存。计算机技术的发展是会计档案管理制度改革的前提。科技的进步促进了一种新的财务管理档案管理制度——电算化会计档案管理的形成。传统会计档案管理的介质是纸张,而庖算化会计档案管理的介质是磁带、光盘、计算机等。与传统的档案管理方式相比,电算化会计档案管理更加方便快捷,节约人力资源。但是新的改革,总会带来新的弊端。保存在磁性介质中的数据,很容易由于介质失磁而造成不可弥补的损失。计算机易受到黑客攻击或者其它原因系统崩溃,这也会造成数据的泄露和丢失。综上所述,虽然电算化会计档案有很大的便利,但是也更容易造成企业的损失。所以本文提出几种修正性建议,保护储存在电算化会计档案中的数据。①同时使用纸质和电子中介进行数据储存。公司应当将电子财务会计档案打印出来,备份储存。②增强会计档案的管理。在公司设立专门的电算化财务会计档案管理室,将计算机脱离互联网,以避免外网的黑客攻击。对于重要的数据,要备双份,储存在不同的地方,加密保存,并且进行定期的数据检查。需要注意,磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。③同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。公司只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率,延迟查询时间。所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。

  二、会计档案缺乏完整性的管理

  所有可以进行独立核算的单位,都需要将其全部的会计资料进行整理和归档保存,这就是会计档案管理的完整性。从整体来看,档案管理的完整性包括以下两个方面,①公司应该依法保管所有的会计核算数据。②公司的会计档案应当包括全部的会计核算资料。而现在的公司经常出现故意或无意的忽视某些数据,造成账务混乱,收支记录与实际不符等。加强财务会计档案管理的法律观念,是解决“缺乏完整性”的根本策略。只有思想意识上重视,行动上才能严谨,才能确保公司账目清晰,数据完整。建立一套完整的财务会计档案管理制度,保证会计档案真实有效、安全便捷。一,根据公司的实际章程和相关法律,制定一套完整的保存、归档、查阅、销毁、移交程序,保证财务会计档案的完整性。二,人才是公司运作活力的来源。我们需要的是兼具计算机技术和会计档案管理技术的人才,以遵循制度,妥善保管档案数据,加强会计档案的整理和管理。三,财务会计档案管理完整性的实现,与上级领导的指引作用密不可分。公司领导需要经常巡视检查下属工作,监督管理者是否按照规章制度开展工作,帮助解决某些特殊性问题。

  三、对财务会计档案管理的重视度不足

  财务会计档案管理应当是公司管理工作的重点。但是许多公司只是口头重视这项工作,“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,这句话正反应了企业对财务会计档案管理的态度。对财务会计档案管理的重视度不足,主要表现在以下几个方面:会计档案管理者是会计人员兼职;档案不分类、摆放杂乱,甚至没有专门的档案柜;对电算化的文件单份储存;档案保密管理不严格等等。在《中华人民共和国刑法》中,有数十条法规涉及会计档案管理,对隐匿、造假、变造和故意销毁等行为进行严格的处罚规定。并且在《会计法》的第四条中明确规定“公司管理负责人需要负责本公司的会计工作和相关会计资料的真伪性、完整性。”但是,事实确是在很多的公司中,管理负责人不关心财务会计档案管理工作,甚至采取不闻不问的态度,导致会计档案归集不到位,甚至档案缺失。国家对会计档案管理十分重视,这种重视思想却没有传达到每—个单位。然而,对于财务会计档案管理的重视度不足等非技术陛的问题,就必须从软件方面寻求解决对策。

  1.公司划分财务会计档案管理部门,重视归档工作,聘请专业人才进行技术指导,严格管理措施,使员工自发的认识到会计档案管理的重要性。思想决定行动。提高员工对会计档案管理的重视度,才能减少工作中的失误。

  2.我国虽然有很多涉及会计档案管理的法律法规,但是由于我国档案管理现代化进程起步较晚,所以与西方发达国家的法律制度相比,我国还缺少一个完善的传统和电算化会计档案管理法律规范。只有严格了法律制度,违法必究,才会使违法违规行为失去立足之地。

  四、结语

  财务会计档案记录和总结公司的经济业务,成为公司经济发展路程的史料。近年来,电算化财务会计档案逐渐取消传统财务会计档案,成为档案管理的主流。要适应社会经济的发展,就必须要发挥电算化管理的功能,并吸收传统的管理模式的优点,以形成严肃认真的财务会计档案管理制度。

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