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新时期档案的数字化管理

时间:2016-08-29 10:38来源:未知 作者:360期刊网 点击:

  新时期档案的数字化管理

  ◆于旭升

  (黑河市住房公积金管理中心北安管理部)

  【摘要】随着科学技术水平的提高,档案管理工作逐渐向数字化方向发展,在新旧管理模式的交替中难免衍生出些许技术及管理模式问题,本文陈述了新时期数字化档案管理的现状及存在问题,并对今后数字化管理的发展提出改进建议。

  【关键词】数字化管理档案记录管理方法

  企事业单位的档案记录随着自身的生存与发展而与企业形影不离,多种形式的档案集中地反映着企事业单位在各个时期发展的不同策略信息以及历史事件,对日后的单位工作具有着非凡的指导意义,并且当企事业单位受到负面信息的不良影响时,档案记录会作为强有力的证据以维护企业形象。而在电子信息技术飞速发展的新时期,企事业的档案管理数字化进程亦显得格外重要,应用了存储技术,扫描技术与计算机应用程序的档案管理弥补了传统工作中的不足与缺陷,使得企事业单位的档案管理工作进行地更为’高效,便捷。

  一、数字化档案管理的优点

  区别于以往的纸质档案管理工作,数字化档案管理依托电子信息技术,多以计算机及网络作为主要载体进行信息的分类,整合与存储。在传统工作中,档案管理的高额经费与不尽人意的管理效果一直是企事业单位较为关注的问题。纸张的保存年限,存储空间以及为此投入的大量入力物力财力是主要的症结所在,而数字化的档案管理较好地解决了以上问题,将以实物为载体的大量信息转换为虚拟信息存储在计算机中,提高记忆效率,且增大了记忆容量。传统的档案管理工作中,相关从事人员一直苦于分类整理问题得不到尽善尽美地解决,数字化的管理摒弃了单一的存储检索机制,图文转化,文字原件压缩等方法在做到分类的同时也将信息完整的保存。另外,企事业的各部门工作中需要的历史资料也可在单位的数据库中轻松查找,即使是需要权限的资料搜索,也免去了传统工作中数级相关部门的繁琐审核,利用超越了时间和空间的信息流动,只需要档案数据控制中心完成用户认证即可,数字化的档案管理做到了最大程度的资源收集与共享。

  二、数字化档案管理存在的问题

  (一)企事业单位对数字化档案管理的重视度不高

  现阶段数字化档案管理技术在各个层次的企事业单位应用范围不广,部分单位的数字化档案管理技术只停留在浅层的试用阶段,并未真正的系统地在实际工作中展现出任何成果,这与基层单位所能接触到的技术范畴的限制有着直接的联系,大规模地更换档案管理的工作模式是有着一定难度的,加之数字化管理工作未得到足够的重视,各部门的参与度不高,导致专项资金的筹划以及工作团队的组建等事宜操办迟缓,具体工作不能落实在细部,使得推进现代化与数字化的进程缓慢,信息化的档案管理工作不能全面高效地展开。

  (二)资金与设备力量投入不足

  数字化的档案管理在未来的企业工作中普遍应用是必然的趋势,也是提高工作效率的行之有效的办法之一,但一旦大规模地应用数字化技术,在资金力量与技术支持等方面,企事业单位将面临着巨大的挑战,首先是对以往的纸质信息的重新规划整理与存储,信息的更新是飞速的,但历史记录中的重要资料于企事业单位的发展而言也是不可或缺的。其次则是设备的安置与及时更新问题,档案管理工作中应用的计算机程序系统是庞大的,老化的设备与非专业的计算机系统是不能达到数字化档案管理工作要求的,而先进设备的后期维护也需要投入大量的资金。

  (三)数字化档案管理人员的专业素质有待加强

  在信息时代,计算机成为了日常工作中最主要的办公工具,而我国人口结构的老龄化现象严重,从事档案管理工作的相关人员操作设备的技术水平不高是档案管理工作效率较低的主要成因。相关人员习惯了纸质的档案整理工作不能熟练地将计算机技术应用于其中。数字化管理要求工作团队掌握图形加工处理,视频音频剪辑拼接,以及文字处理等技术,加之由于年龄较大,工作人员的学习能力与对新事物的敏感度远不如专业的技术人员。部分单位并未组织过系统的教学来培养相关人员的专业素养,使其对数字化档案管理工作的专业性理解地不透彻。

  (四)数字化管理工作存在安全隐患

  由计算机作为载体的数字化档案管理工作的安全性和保密性一直备受关注,设备的自动化程度越高,所面临的设备病毒,黑客攻击等风险就越大,尤其是在党政机关及一些涉及国家机密的企事业单位的档案管理工作中,一旦出现安全问题,后果将不堪设想。单一防盗防泄的防火墙系统在实际工作中备受考验,安全隐患的问题亟待解决且刻不容缓。

  三、数字化档案管理的完善措施

  (一)制定标准的数字化档案管理规则

  要实现档案管理数字化首先要求企事业单位管理阶层提高对改革档案管理工作的关注度,树立数字化管理的理念,提高信息技术规模化现代化意识,减少人力,物力,财力的浪费。从传统的资料文件堆砌成档案,到主动规划整理档案。成立相应的档案管理机制,与专门的数字化档案管理小组对档案进行系统的分类,整理,录入,查询与使用,建立标准的档案管理准则,用准则的强制性规范档案管理工作。不同部门,不同类别的档案管理应做到日常规范,季度规范,保证档案查询机制良好而有效地正常运转。工作人员要按照严格的工作时间,工作步骤,工作环节进行工作,注意从细节处着手展开工作,完成工作流程的衔接,资源的合理利用,做到数字化管理工作高效有序且科技化进行。

  (二)提高档案管理工作人员的专业素养

  档案管理工作的主要执行人员的能力素养水平决定着数字化档案管理工作能否顺利进行。要提高工作人员的专业素养,首先要使其摒弃陈旧的观念,树立科学的工作思想。新时期将数字化的规模与统一融入到档案管理工作中是势在必行的,以高新技术替代原有的纸质整理是大势所趋,需要从业人员具有长期学习的意识,完善自身。其次则是培养工作人员的专业技能,一要提高固有人员对电脑程序的操控水平,增加其理论知识学习和实践能力。二是要引进优秀的技术人员保证工作质量,提高工作团队的整体水平。还要求工作团队具有较强的责任意识做好管理和保密工作。

  (三)做好档案管理的安全工作

  进行数字化档案管理工作要求企事业单位具有设有良好的安全管理手段,在法律准则的强制力规范和过硬的安防技术支持下,档案管理工作的安全性才能得以保证。首先是从业人员必须按照保密制度规范职业素养。其次则是做好设备的更新工作,随着科学技术水平的不断提高,人们把更多保护安全性的措施和先进的设备紧密联系起来,设置多个防护系统,层层把关,由承载着不同职责的完备的设备系统引导完成。还要严格控制对档案管理的权限访问机制,保障网络系统安全运行。做好备份工作,一旦数据库的资料不慎遗失或被窃取,备份的数据资源可将事故的危害性减小到最低。

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