事务文书，是指行政机关、企事业单位在工作中常常使用的应用文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，同时也是行政机关、企事业单位布置、检查工作的重要依据。因此，事务文书制作的水平和质量，不但表现出写作者对领导意图的理解能力，同时也是写作者撰文能力的一种具体的体现。遗憾的是目前各级行政机关、企事业单位对事务文书制作的要求还不太严格，存在着这样那样的一些问题，极大地影响了制作事务文书的组织的形象，以及事务文书传达贯彻执行的效果。
1．当前行政机关、企事业单位事务文书写作中存在的问题
(1)偏长。就拿单位领导在会议上的讲话来说，一份讲话稿，把握不住中心，东拉西扯，废话连篇，语言文字少则一万，多则几万，甚至还要更长，犹如一本杂志、小说。至于数页的“简报”，几十页的“典型材料与事迹”，近百页的“工作计划”，大部头的“经验总结”，就更是俯拾皆是了。这么长的行政公文，在很大篇幅上，不是套话、空话，就是废话、赘话。例如：写表彰性的通报、通知等，开头不外是“在……精神指引下”，“在……的正确领导下”，“在……的大力支持下”，一连用好几个“在……下”的句式，成了万金油、八股文式，套那那用，乐此不疲；写成绩，从党政经文到工青妇武，凡是沾边的，统统点上一笔，面面俱到，实是蜻蜓点水，众多现象的罗列或收集材料的堆积；写不足，先要列举一大串“优点”来铺垫点缀，然后才书归正传，娓娓道来；写总结，本来三、五项就能写完，偏偏要画蛇添足，拼凑十项。如此事务文书的写作态度，似乎才能显示出领导的派头，制文者的水平。但导致的实际效果则是公文冗长、累赘和拉杂，让受文对象或阅读者如同嚼蜡，不知所云。
(2)量多。现在制作和颁发的事务文书，从种类上看，有红头文件、工作简报、情况通报、内部刊物、会议讲话、调查报告、财经文书等等，不胜枚举；从内容上看，有工作要点、经验总结、生产动态、情况反映、产品业务、机关事务等等，面面俱到；从制文对象上看，上至国家、省市，下到县区、乡镇，都在制作、发放事务文书。
就拿一个县来说，能制作事务文书的单位就有一百多个，每个制文单位又有数种事务文书。往往能口头或电话传达的事项，也发“红头文件”；或事不分巨细，芝麻针尖大的事，也要编印“简报”或“通报”。印制这么多文件材料，谁有气力时间看完呢?正如现在老百姓反映的那样，当前的文件是“谁写谁看，写谁谁看”，人为地让受文对象或阅读者陷于文山之中。
(3)杂乱。行政机关、企事业单位制作事务文书存在着两个方面的通病：一个是不按照单位之间的隶属关系行文。按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的行文规定，只有构成上下级关系的单位之间才能彼此行文。但目前没有直接上下级关系的单位之间却乱行文，特别是在县区一级的局、委、部、办之间，这个通病就更为明显。它们不经上级单位(县委、县政府)批转，就直接对乡镇党委、乡政府，对县直其他职能部门行文，形成了党政不分、上下不分，甚至相互撞车的怪现象，让其他单位无所适从。
另一个是政出多门。上级有关部门发出的文件各执一词，相互矛盾。如某县关于水资源的管理问题，城建部门、环保部门和水利部门分别下文，都称自己是惟一的主管部门，都有本部门的条文规定作“依据”，弄得下级单位左右为难，不知该听谁的，也弄不清楚该以谁的为贯彻执行的蓝本来处理相关的问题；再如，关于木材运输及木材市场管理问题，某县林业局和物资部门发生争执，各拿文件，各擎“尚方宝剑”，官司打了几年，在全县造成了很不好的影响。诸如此类事情，还有很多。如此多的婆婆，让惟一的媳妇(执行单位)难以做人。
(4)重复。所谓事务文书的重复，也存在两个问题：一个是对上级文件照抄照转，缺乏新意和针对性。
本来上级的文件已经讲得很透彻了，但一级一级还要照着套下来，以本地区、本单位的名义再发文件，而不是深刻领会上级方针政策的精神实质，结合本单位、本部门实际，提出具体的、切实可行的贯彻意见或措施。甚至有类似这样的情况：中央某部门发个《关于……的通知》，省里、市里对口的厅、局接连转发，到了县、乡这两级，非得用四、五个“依据……”、“关于……”不可。像这样的照抄、照搬、照转，与其说是发文件，倒不如说是做文字游戏，因为这些单位仅仅起到了一个“二传手”、“中转站”和“传声筒”的作用。另一个是重复行文，一事多文。比如，有些领导同志的讲话发言，本来已在广播、电视上播发，报纸上也全文刊载，但还要以文件形式下发。再比如有些部门，为了一件事情，前面举行了电视、电话会议，后边还要再发正式文件通知下去。
2．当前机关公文写作中存在的问题原因探析就以上事务文书写作中存在的问题，探其原因是多方面的，既有办公室文秘人员的素质问题和文风问题，又有各级领导者的工作作风问题和对文件的认识问题。
总括起来，有以下几点。
(1)形式主义兴风作浪。某些部门上至领导，下到基层工作人员，对工作不是踏实肯干，而是摆花架子，浮躁轻飘，善搞“假、大、空”一套的形式主义，喜做表面文章；而不是把心思放在工作上，解决实际问题上，偏偏热衷于发文件、编简报，整理出所谓的典型材料，以求应付上级领导，哗众取宠。工作干得不好，总结却要洋洋万言，这就是“政绩突出”；表扬某一局委了，其他的部门也得顺上说几句，免得闹出意见来；中央下文了，各级照抄、照搬、照转，不管是否符合本地区、本部门的实际情况，不敢越雷池半步，生怕出问题、丢乌纱。
如此形式主义的兴风作浪，最终造成了文件多、文件长的行文弊端。
(2)官僚主义根深蒂固。行政机关、企事业单位的一些领导干部工作作风不扎实，习惯凌驾于群众之上，发号施令，难得深入基层、做认真仔细的调查研究工作；更不能全身心地扑到实际工作上真抓实干；总是认为领导就是制定政策，制定的政策越多，政绩越大，水平越高。至于下边贯彻落实得如何，则很少过问，甚至不管不问。
(3)本位主义思想严重。行政机关、企事业单位的一些领导干部在实际工作中，不是从大局、全局出发，而是从本单位、本部门的小团体利益出发，只讲部门规定，不讲部门服务。只要对本部门有利，不顾社会效益，你发文件，我也发文件；你搬你那个部门的条文依据，我搬我这个部门的规章制度。这就导致部分事务文书抵牛打架，导致一些文件旅行数月，盖上几十个公章，仍然办不成一件事。人们说某些行政部门办事效率低下，贻误工作，原因多在于此。
(4)审批把关不严。行政机关、企事业单位的某些领导同志，不按《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的文件审批程序办文，对有关部门送审的文件，不是先让办公室或秘书部门审核把关，而是自己先签发。这样造成处于被动服从地位的办公室或秘书部门只好照办，致使一些事务文书质量不高，漏洞百出，废话连篇，不能体现出行政机关、企事业单位制文的真实意图。
3．解决当前行政机关、企事业单位事务文书写作中存在的问题的对策与建议事务文书，是各级行政机关、企事业单位处理公务活动的工具，是党的方针政策和领导意图的载体。改进行政机关、企事业单位文风，确实解决好事务文书写作中存在的问题意义重大。特别是在构建和谐社会的新形势下，改进文风，有利于各级领导摆脱文山，集中精力抓改革，抓经济，抓大事；有利于改进工作作风，提高工作效率；有利于全面、准确地贯彻党的方针政策，维护政令统一，实现全局一盘棋；有利于改善行政机关、企事业单位的整体形象，增强其权威性，密切党群、干群关系。那么，如何做到这些呢?
(1)行政机关、企事业单位的领导要高度重视事务文书的重要性，成立专管部门，对现有各类文件、内部刊物等的制作和发放进行全面清理核对，该合并的要合并，该精简的要精简，该取消的坚决取消，要有大刀阔斧、忍疼割爱的决心和勇气，不姑息迁就，不下不为例。
(2)对文件数量和发文范围要严格控制。凡是因实际工作需要制作和发放的事务文书，对于其制作的数量和发放范围，坚决做到“五个不发”，即：在新闻媒体上已经报道过的，不再发文件；上级单位已经有明确规定的，不再发文件；会议中作了安排部署的，不再发文件；能电话通知、口头传达的，不再发文件；涉及范围较小的按工作需要发文，无关涉的单位不再发文件。
(3)严格行文规范，健全和完善文件制作、审批、签发、印刷、分发制度。在行文和制文的过程中，行政机关、企事业单位凡没有隶属关系的，一律不得强制行文。确需行文的，必须由相应的上级部门批转。行政职能部门的文件，需要以党委或政府名义下发的，必须先呈送党委办或政府办，由党委办或政府办审批后，再送交有关领导审阅签发；需要向平行单位印发的，必须经同级党委或政府批转，否则无效，收文单位也可以拒收。
(4)与时俱进，加强学习。提高事务文书制文人员 的自身素质。要积极学习老一辈无产阶级革命家如毛泽东、周恩来、邓小平等同志的文风，提倡写短文，讲真话，千方百计把事务文书写得精练一些，针对性明确一些，可操作性强一些，对实际工作能起到真正的示范、指导和检查作用。
(5)各级领导也要学习应用文知识，热悉文书写作业务。单位主要领导，要带头反映本单位的工作情况，提倡调查研究、理论联系实际的工作作风；领导同志能自己动笔撰文的，尽量不让秘书代劳。事实证明，领导亲自动笔写的东西，比“笔杆子”们根据领导意图写出来的文章，要实在得多，指导性针对性更强。
(6)实行“综合治理”。彻底解决好当前行政机关、企事业单位事务文书写作中存在的问题，最根本的一条，还是要从政治体制、经济体制、社会生活等各方面着手，从各个方面深化改革。如果我们成功地进行了机构改革和人员分流，行政机关、企事业单位不再是部门重叠，而是精简高效，不再是人浮于事，而是一人多用，那么，就没有闲功夫去印制那么多、那么长的文件；当我们切实转变了政府职能，理顺了管理关系，那么，从政府部门这个角度来说就不会管那么多不该管、管不了，甚至是管不好的事情，也不会有那么多、那么杂乱无章的文件，诸如通告、报告、意见等；当我们真正建立健全了市场经济体制，那么，就不会为建一个村办、乡镇企业、搞一个合资项目，去求爷爷、告奶奶，打那么多报告、请示，盖那么多的橡皮图章了。因此，文风的改革，尤其是解决好当前行政机关、企事业单位事务文书写作中存在的问题，有赖于政治、经济体制的改革，必须进行综合治理，才能取得事半功倍的效果。
毛泽东同志说过：“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”从事事务文书写作工作的办公室工作人员牢记这段名言，树立“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”之志，就一定能穿过事务文书写作的各种瓶颈，最终寻找到规范各类文件写作的绿色通道。同时，基层领导要充分重视文件的处理工作，认真落实《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，要求事务文书写作者不断学习，反复实践，一定能实现文件处理工作的标准化、规范化、科学化、制度化。
本文节选自《现代大学教育杂志》的教育论文，感谢你的阅读！
