欢迎来到360期刊网
客服电话:4006-587-789 客服在线时间:09:00~22:30(节假日不休息) 客服邮箱:360qikan@vip.163.com在线投稿:非工作时间点此在线提交您的稿件

医院电算化会计档案管理方法探究

时间:2016-08-29 15:52来源:未知 作者:360期刊网 点击:

  医院电算化会计档案管理方法探究

  随着会计电算化的应用不断普及,越来越多的医院开始出现电算化会计档案管理问题,那么医院电算化会计档案管理方法有哪些呢?下面就医院电算化会计档案管理方法进行简单的探究。

  一、医院电算化会计档案特点

  当前,随着信息化时代的飞速发展,电脑已经普及到各行各业中,医院也步入了会计电算化的时代,会计工作也从以前繁琐的手工操作当中解脱出来,用电脑代替人工记帐、算帐、报帐,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。随着电算化工作的不断推进,产生了大量的电子会计文件,这为医院档案管理工作增加了新的内容,也让医院会计档案拥有了新的特点:

  1、电子档案和纸质档案同时存在。医院电算化会计档案不但包括传统的会计档案,还包括所有系统软件、程序及其全套文档资料,这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计载体。

  2、会计管理工作依赖于计算机硬件与软件系统环境。医院电算化会计档案主要以存储介质形式存在,受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大,如果保存不当容易遭到破坏。必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,具有计算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点,可以对医院管理层的管理和决策提供较好的支持。

  3、电算化会计档案对安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案信息的资源共享,但电算化会计档案较传统会计档案易于修改,容易被病毒侵蚀,而且不易保存,安全性存在一定风险。

  4、电算化会计档案对管理人员的素质要求更高。会计电算化以电脑为主,把当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,是用电脑代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。这就要求管理人员不仅要熟悉会计专业知识,还必须熟练掌握计算机实用技术与计算机维护相关知识。

  二、目前医院会计电算化档案管理工作存在的主要问题

  在实际生活和工作之中会计电算化是一项非常艰巨的任务,因为是需要电脑来进行办公,所以在工作之中,往往一个按键就会改变整体的结果和意义,所以需要万份注意才能够减少这

  样的问题,而电算化在会计档案管理中更是其中的重中之重,更加需要注意,在下文中将简述几点常见问题。

  1、会计档案收集不完整。由于医院工作人员以医疗卫生专业技术人员为主,整个卫生系统都没有一个档案专业管理人员,各单位基本没有集中管理档案,一直由会计装订凭证后放入柜子,随处摆放,而且只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份归档保存,严重影响了会计档案的完整性。

  2、会计档案需要的软件版本不够高。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电脑软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用,或者出现电脑软件与新安装系统不兼容的现象。

  3、医院档案管理人员的业务素质不高。档案管理人员的素质和业务能力决定现代会计档案管理水平的高低,医院没有专业档案管理人员,势必造成电算化档案管理工作整体水平不高,制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。

  4、 制度不健全

  在会计档案的管理过程中,只有会计档案管理办法里面对电算化会计档案的立卷、归档与保管、利用等一系列管理流程及保管期限等缺乏必要的制度约束与保障,工作人员在日常工作里面对相关数据经常觉得没有法规能够参考,以此使得实际工作正常进行收到很大影响。 除此之外, 对于绝大多数部门来讲,其都觉得电算化是时处理工具改变了,而对于会计档案收集整理等工作上依然使用的是手工操作,而且也没对相关电算化系统档案保管工作者所涉及到的责任提出明确规定,也没有使用相应解决措施来对其展开处理。此外,因为很多工作人员并没长期接触这一工作, 计算机使用能力也不强, 使得业务能力不足,使得档案管理顺利进行受到影响。

  三、做好现代医院会计档案管理的举措

  1、提高档案管理的意识

  第一点应当使得观念改变,慢慢认识到会计电算化所具有的重要性,将其代替原先使用的方式,提高资金投入来构建完善的管理系统,确保其能够正常使用。并且在相关档案管理室里面安装监控设备,对会计档案管理安全打好基础。计算机网络里面危险很多,为了避免计算机和网络对其造成影响,防止会计数据泄露和被其他人篡改,因此必须得选取有会计档案管

  理辅助能力的软件,有利于尽早修复以及弥补系统不足,对开展电算化会计档案管理工作做好软件准备。 另外,还得改变管理观念,把会计电算化档案管理当成现如今有关工作里面重中之重,安排专业人员去将电子档案收集整理等,确保其能够保持完整性,便于能够很快找到所想找的数据,让其能真正发挥出其能力来。

  2、加大基础设施投入

  选用功能符合本单位实际业务需要、具有档案管理辅助功能的电算化会计软件;强化系统的安全防护功能,进行定期维护,避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改;配备高品质扫描仪、打印机;完善硬件设施建设,提供符合档案存放温度适宜的库房。

  3、完善会计档案管理制度

  建立电算化会计档案的立卷归档制度、保管制度、借用制度、定期备份和维护制度、分权限调用制度等档案管理制度。确保会计档案安全保管、有序管理。

  4、提高认识,重视档案管理

  实现会计电算化的医院,有关领导应当提高对电算化会计档案资料进行科学化管理重要性的认识,不断丰富档案内容,优化档案结构,提高档案质量,依据国家有关档案建设的规范和标准,逐步实现档案工作的规范化和标准化。

  5、加强培训学习,提高医院会计档案管理人员的素质

  “工欲善其事,必先利其器”,要管理、保存和利用好医院会计档案,必须有相应的档案管理人才。电算化会计档案人员的综合素质比一般的档案管理人员要求高,除了要具备传统的会计档案管理专业知识外, 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识, 必须具备较高的计算机操作技能。要通过多种方式的培训教育, 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识,具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。

  总之,医院电算化会计档案的管理方法正在日益完善。我们必须加强档案管理人才的培养,这样医院出现电算化会计档案的管理问题也会随之减少。

在线投稿