海事行政执法文书必须符合海事行政执法程序的要求，由国家海事行政机关依法规定统一的式样。根据海事行政执法工作的需要，以用途划分，海事行政执法文书可以分为行政强制措施文书、行政处罚文书、行政执法笔录文书、行政执法函件文书和行政执法档案文书等五种。海事行政执法文书不是一般的文字材料，它在海事行政执法机关依法行政，文明执法的活动中，起着其它任何文书不可替代的法律效力。因此，海事行政执法文书对于保证行政法律法规的正确实施具有重要作用，这主要表现在2
1、海事行政执法文书是海事行政执法机关依法作出具体 行政行为的体现。执法办案活动的过程，必须依法制作执法文书，对行政管理相对人的违法行为，下达行政处罚决定书，而制作的执法文书就是行政主体依法作出具体行政行为的体现。是具体实施法律的重要手段，执法文书制作的根本目的是为了有效地保障法律具体的实施，通过对违法行为的人和事的处罚，制裁的方式贯彻实施法律。
2、海事行政执法文书是海事行政执法活动的如实反映。
在从事海事行政执法活动，都需要用一定的文字凭证予以记载、反映。如执法人员的立案、调查取证、询问笔录、检查勘验、作出处罚决定、执法文书的送达等等，都应依据法律的规定，按照法定的程序，依法实施行政行为。而所有的这些行政执法的办案活动，都是通过执法文书中如实的记载、反映出来的，而不是靠执法人员的语言讲述的。
3、海事执法文书是衡量海事行政执法质量和考核海事执 法人员执法能力的主要依据。执法人员对法律知识掌握的熟练程度，执法办案能力的高低，执法业务水平的强弱，语言文字功底的深浅，最终都必然从制作的执法文书中表现出来。因此，要提高海事行政执法水平，要做到依法行政，文明执法、做一名优秀的海事行政执法人员，首先应从规程制作执法文书入手。
4、海事执法文书是保障海事行政执法机关在行政诉讼活 动中履行举证责任的依据。《中华人民共和国行政诉讼法》第32条规定，被告对作出的具体行政行为负有举证责任。海事行政执法机关在行政诉讼活动中处于被告地位，承担行政诉讼的举证责任。海事行政执法文书是海事行政执法机关办理案件的文字凭证，在行政诉讼案件审理时，海事行政执法机关对自己作出的具体行政行为的申述意见，连同案卷材料，证据应一并提交人民法院审查裁定。假若海事行政执法人员在办案的过程中，不依法调查取证，不按规定制作执法文书，我们在行政案件诉讼活动中就很难正确、有效履行自己的举证责任:如果海事行政执法文书完整齐全、填写规范、适用法律正确适当，那么该执法文书在行政诉讼中是确认具体行政合法的最重要的证据。
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