一、教学档案管理的网络化建设的意义在高校的日常教学工作中,有不少工作非常繁琐。例如教学计划的制定,教学日历的编写与管理,课程表的编排及发布,考试及监考日程表,学生考试成绩的填写与管理等等。这些工作由教务处、各教学系领导、教务秘书、教师共同协作完成,涉及人员多,需要编写和保留的资料数量大,具有相当大的难度。往往是投入的人员多、费时长但效率低。而这些工作具有一些共同的特点:都是可规范化的工作,最后都生成规范化的资料(一定格式的表格)以供发布及保存。同时这些工作绝大部分都可以在计算机的帮助下完成,并越来越依靠计算机辅助完成产所以,我们完全有可能也有必要利用现代先进的网络技术(以现成的校同网为基础).对日常的教学工作进行高效率的管理。
二、教学档案管理的网络化建设的现状分析教学档案是高校广大教学工作者在从事教学实践和教学管理活动中直接形成的,具有保存价值并按照一定规范整理归档保存的教学文件材料,它是反映高等学校教学活动的真实历史纪录,是教学活动的成果和产物。伴随着时代的发展,社会的进步,以现代化高新信息技术发展为于段的知识经济时代的到来,使传统的档案管理机制面临前所未有的挑战。
当前,尽管许多高等院校在各自校同网的基础上构建本校的教学档案管理系统,但由于出于成本、安全等因素的考虑,许多教学档案的管理仍主要采用传统的档案盒,分门别类的进行归梢,资料较少时能够准确的查找;但是随着数据资料的增加,不便于进行快速的查找和统计:科案盒中存放较多的原始资料在一定程度上也浪费了大量的纸张,而且占用较大空间c由此有许多学者提出未来的高校档案管理必将改变过去以纸质文献为主的管理模式,逐渐向收藏电子文件、多媒体数据库方向发展=教学档案的管理也必将随着这一划时代的历史进程而发生巨大的变化,走出传统的思维和工作模式,进一步为高校的教学、科研服务已随着新技术领域的不断拓宽,办公自动化朝着计算机网络化和智能化方向发展,这就给我们的教学档案开发利用工作提供了现代化的管理工具。
由于计算机在树案管理工作中的普遍应用.教学中挡案的开发利用工作也随之走向了现代化,加快了教学挡案信息的处理和流通。单凭传统的于工开发利用手段已不能满足教学档案利用者的需求。学校档案部门应根据本校实际情况,与教务部门、学生管理部门及各院系等有关部门,建主教学档案信息网。实现教学档案开发利用工作从单独服务向网络化服务的转变。该网络应该覆盖学校的各职能部门,教学档案信息应由学校档案部门和教务部门、学生管理部门、各二级学院(系)提供。档案部门是信息发布中心,对各部门提供的、静态的教学文件信息,加以科学整理,使其变成功态的、规范化的教学档案信息,通过网络传递,服务学校、服务社会,并向国际延伸。该网络必须有前瞻性,能与社会接轨、与国际接轨,网络功能大体包括网上归档、网上组卷、网上借阅、网上检索、网上传递信息、远程服务等功能从而实现教学档案信息资源共享,让教师故在家里就能迅速、快捷地查到自己想要的档案.打破时间、反间的概念实现网上查阅,安中传递信息,从而i扩大f利用范用.提高了利用效率。尤其是对目前利用率较高的成绩档案、学位档案、学籍朽案等实现网上查阅、网上核实是非常必要的,也是可行的。
三、教学档案管理的网络化建设的具体内容
(一)服务的深度,这是指网教学挡案信息、价值的大小,教学档案提供的网上服务必须是富有数学挡案专业特色的信息资源、这些重要的信息资源不仅为校外的利用者提供了方便,也为学校深化教育体制改革,探索高质量人才培养途径提供了措施和方法,为各级领导提供了可供借鉴的重要资料和依据。对此句网仁教学档案服务必须放长眼光,努力改善服务深度,提高服务档次。
(二)创造多样的服务形式。网上信息逻辑形式必须多样化。其一不仅要提供文本信息.还要提供丰富多样的超文本信息如照片、音顿、视顿等开展多媒体网上教学档案服务。其二必须要虑用户的自由度。在网上直接输入案卷目录及卷内目录,让利用者输入检索要素,通过反面检索功能进行奇询,通过多种方式,方便利用者检索。
(三)服务要面向对象。网上档案服务在组织信息时,要仔细调查研究,认真昕取用户的意见和建议,开发出既能体现教学特色和优势的馆藏,又能较好的满足客服的需求的服务项目。
(四建立友好的人机界面。通过设计大方、简洁、美观的页面。树立网上档案服务的良好形象。在界面查询功能附注使用方法要配备说明文档。考虑到外同同行的访问,再做一个英文版,可以提高学校的同际影响!
四、教学档案管理的网络化建设的实施方案
(一)具体方拿由各高等院校的教学院系试用电子档案管理系统,教学秘书拥有办公室如据的管理权,可以修改、查询、浏览下列内容:成绩管理、教学计划、校发文件、试卷管理、教学大纲、教学文件、试题库、教学日历、教材征订、优秀毕业论文、重点学科建设实习试验资料、教学工作量统计毕业学位等资料。学院教办拥有教研室数据的官'理权,可以修改、查询、浏览以下内容:教学大纲、教学日历、教案、课表;习题集、试题库、考试大纲;考试成绩单及试卷分析;教学研究及论文成果;科研项目,发表论文;课程作业;社会实践报告;教研室活动;指导毕业论文和课程论文;科研科技服务获奖证书;指导学生社会实践及获奖证书等。
最后由大学将各院教学档案系统对接,构建全校的教学档案管理系统。
(二)实施方法首先各院推行电子档案系统,由教办统一授权,秘书和教研室主任行使相应修改权限,各任课教师享有部分浏览和查询的权限。其次通过浏览器向相庇人员登录,行使相应权限ο教学秘书负责H常维护和整理工作,期中和期末教学检查人员可随时浏览教学数据。最后由大学将各院教学档案系统对接,构建全校的教学档案管理系统。
(三)成果和效果
利案管理系统预期的成果形式是教学科案系统应用软件:实施范阳是大学各学院和教学机关。本系统的特色与创新之处(I)将研究对信息的价值判断方法;(2)对教学档案数据进行标准化处理; (3)提高教学档案管理系统的安全性;(4)降低系统实施成本、总之,教学档案的开发与利用是教学档案服务学校、服务社会的具体体现.是多形式、多渠道、多层面的.档案人员可以根据本校的实际,深入研究,摸索出套行之有效的教学档案开发利用程序.以便更好地发挥教学档案的作用。